Begäran växte vid varje kontakt
Örebro kommun har avbrutit hanteringen av en mycket omfattande begäran om offentliga handlingar. Ärendet kom in i augusti och växte sedan successivt. Enligt kommunens förvaltningschef Erik Blohm lades flera hundra arbetstimmar på att försöka hantera materialet innan kommunen satte en gräns.
Sammanlagt berördes 30 anställda av arbetet. Vid varje ny kontakt från den aktuella mejladressen utökades begäran ytterligare. Kommunen bedömde samtidigt att formuleringarna tydligt hade tagits fram med hjälp av artificiell intelligens. Det framgår inte av uppgifterna hur många handlingar som efterfrågades eller vilken enhet inom kommunen som fick det största arbetet.
Kommunen bad om ett besök
Efter den omfattande arbetsinsatsen valde Örebro kommun att inte fortsätta på samma sätt. Personen bakom begäran uppmanades i stället att besöka kommunen. Därmed flyttades den fortsatta kontakten från en återkommande hantering via e-post till ett möte på plats.
Kommunens agerande kommer efter att personal under en längre period försökt ta hand om begäran. Den centrala frågan i ärendet är inte bara hur mycket material som efterfrågades från början, utan också att innehållet utökades vid varje efterföljande kontakt. Det gjorde att arbetet fortsatte att växa och involverade medarbetare från flera delar av organisationen.
| Uppgift | Det som är känt |
|---|---|
| När begäran kom in | I augusti |
| Antal berörda anställda | 30 personer |
| Arbetsinsats | Flera hundra arbetstimmar |
| Kommunens åtgärd | Personen ombads besöka kommunen |
Även andra myndigheter har agerat
Händelsen är inte begränsad till Örebro kommun. Även Arbetsmiljöverket har enligt uppgifterna behövt vidta åtgärder med anledning av den aktuella typen av ärenden. Det visar att belastningen kan få följder även utanför den kommunala organisationen.
För Örebro kommun innebär insatsen att arbetstid har bundits upp i ett enskilt ärende. De flera hundra timmarna har fördelats på 30 anställda, samtidigt som begäran fortsatt att förändras. Några uppgifter om kostnaden för arbetet, om kommunen har lämnat ut någon del av materialet eller om ärendet nu är avslutat finns inte i underlaget.
Frågan om insyn och resurser
Offentliga handlingar är en återkommande del av kommunernas arbete, men den här begäran har fått en omfattning som enligt kommunen gjort den svår att hantera på vanligt sätt. När kontakterna dessutom leder till nya delar att gå igenom uppstår en praktisk belastning för organisationen. Örebro kommuns beslut att be personen komma till kommunhuset markerar att arbetssättet inte kunde fortsätta oförändrat.
- 30 anställda arbetade med begäran.
- Insatsen omfattade flera hundra arbetstimmar.
- Begäran utökades vid varje kontakt via mejl.
- Kommunen bad därefter personen att komma på plats.
Det finns samtidigt inga uppgifter om att Örebro kommun generellt har ändrat sina rutiner för utlämnande av offentliga handlingar. Det som har stoppats är hanteringen av den aktuella, successivt växande begäran. Ärendet har tidigare uppmärksammats i rapporteringen, och uppgifterna om kommunens arbetsinsats kommer från Erik Blohm, förvaltningschef i Örebro kommun.
