Digitalizace firemních procesů podle Daniela Štěrby z Asseco Solutions obvykle nezačíná u technologické strategie, ale u zcela praktické potíže. V jeho případě šlo o personální dokumenty, pracovní smlouvy a další podklady, které se hromadily v papírových archivech. Když bylo nutné určitý dokument dohledat, ukázalo se, že problém nepředstavuje jediný šanon, nýbrž celý systém ukládání, v němž nebylo vždy snadné se vyznat.
„Zjistil jsem, že to není jen jedna skříň, ale celý archiv skříní a některé věci vůbec nenajdu,“ popsal Daniel Štěrba.
Právě hledání dokumentů podle něj vedlo k úvaze, že dosavadní způsob práce není dlouhodobě udržitelný. Změnu dále urychlila pandemie covidu. Tým musel pracovat v menším počtu lidí, zatímco objem administrativy zůstával vysoký. Počet uchazečů o zaměstnání se podle Štěrby zásadně nezměnil, mohl však v jednotlivých obdobích kolísat. Firma proto hledala cestu, jak personální agendu zvládnout rychleji a s menší závislostí na fyzických dokumentech.
Od papírového dotazníku k elektronickému procesu
Prvním krokem se staly webové formuláře, které nahradily papírové dotazníky. Na ně navázaly digitální podpisy smluv a elektronické zpracování dokumentů. Informace vyplněné uchazeči se následně propojily s informačním systémem a mohly sloužit také k přípravě smluvních šablon. Nešlo tedy jen o převedení jednoho formuláře do počítače, ale o postupné propojení několika částí administrativy.
| Fáze změny | Praktický přínos |
|---|---|
| Webové formuláře | Nahrazení papírových dotazníků |
| Digitální podpisy | Elektronické uzavírání smluv |
| Propojení dat | Využití údajů pro informační systém a šablony |
| Správa dokumentů | Sdílení, zálohování, oprávnění a schvalování |
Elektronizace však sama o sobě administrativu neuzavřela. Když se tým znovu rozšířil, objevily se další otázky: kdo má k datům přístup, jak se dokumenty zálohují a jak se schvalují. Informace už nemohly zůstávat pouze na počítači jednoho pracovníka. Technologie tak změnila nejen podobu dokumentu, ale také pravidla, podle nichž s ním firma pracuje.
Rozhodující je zkušenost zaměstnanců
Štěrba upozorňuje, že technické řešení představuje pouze jednu část celé změny. Druhou je přijetí nového způsobu práce lidmi. Zaměstnanci podle něj začnou digitalizaci vnímat pozitivně ve chvíli, kdy jim prokazatelně ušetří čas a odstraní zbytečné úkony. To může v každodenní praxi znamenat například rychlejší kontrolu údajů nebo snadnější dohledání dokumentu, který by dříve bylo nutné hledat v papírovém archivu.
Podle jeho zkušenosti lze uživatele zjednodušeně rozdělit do dvou skupin, přičemž část pracovníků je vůči změnám konzervativnější. Pro zavedení systému proto nestačí pouze jeho technická dostupnost. Lidé musí rozumět tomu, proč se postup mění a jaký konkrétní přínos jim přinese. Pokud nový nástroj pouze přidá další krok bez viditelné úspory práce, může se jeho přijetí zpomalit.
Software jako služba
Proměna firemních procesů se podle Štěrby týká také způsobu, jakým podniky pořizují software. Firmy jej podle něj stále častěji nekupují jednorázově, ale předplácejí. Takový model odpovídá prostředí, v němž se digitální nástroje průběžně vyvíjejí a kde se požadavky na správu dat, přístupy nebo schvalování mohou měnit spolu s fungováním organizace.
- Digitalizace může začít u jednoduchého problému, například u hledání pracovních smluv.
- Elektronické formuláře a podpisy jsou pouze částí širšího procesu.
- Pro další fungování jsou zásadní také sdílení dat, zálohování, oprávnění a schvalování.
Zkušenost popsaná v pořadu Echo Digitalizace na FocusOn ukazuje, že smyslem digitalizace není jen odstranit papírové šanony. Důležitější je vytvořit takový pracovní postup, v němž lze informace bezpečně sdílet, kontrolovat a využívat opakovaně. Pro zaměstnance se úspěch změny nakonec měří méně technologií samotnou než tím, zda díky ní zvládnou stejnou agendu rychleji a přehledněji.
